Recruiting, das macht jemand bei HR

Stellenbesetzung ist Schwerstarbeit. Da kann viel schief gehen, der Spielraum für Fehler winzig. Ihre wichtigsten Entscheidungen als Führungskraft sind Personalentscheidungen. Sie beeinflussen Kultur und Kollaboration wie keine andere Maßnahme. Umso sinnvoller, in die Beziehung zu Ihren wichtigsten Partnern für diese Aufgabe zu investieren.

Wie für Ihre Teams gilt auch bei Ihrer Zusammenarbeit mit der Personalabteilung: Kollaboration gewinnt.

Kollaboration = Zeit × (Vertrauen + Respekt + Sicherheit)
Kollaboration entsteht durch stetige Investition in Vertrauen, Respekt und Sicherheit.

1. Regelmäßiger Kontakt zu HR

Nehmen Sie sich die Zeit, und treffen Sie sich regelmäßig mit der für Ihren Bereich zuständigen Person in der Personalabteilung. Dieses Treffen sollten Sie wie ein 1-1 behandeln: Nicht ausfallen lassen, nicht verschieben. Es gibt immer etwas zu besprechen, und kaum etwas ist wichtiger als Personalarbeit.

Zwei Menschen reichen sich die Hand.
Gemeinsam.

2. Explizite Erwartungen

Sprechen Sie offen über Ihre Ressourcen: Wer kann was bis wann leisten, wer braucht wobei Unterstützung. Setzen Sie nichts voraus. Statt dessen entwickeln Sie mit Ihrer Kontaktperson ein auf Sie beide abgestimmtes Vorgehen von Planung bis Unterzeichnung.

Dafür kann man sich am sechs-stufigen Modell der Candidate Experience bedienen, ergänzt durch eine Phase 0, der unternehmensinternen Stellenplanung.

  1. Stellenplanung
  2. Aufmerksamkeit erzeugen
  3. Informationen bereitstellen
  4. Bewerbung
  5. Rückmeldungen geben
  6. On-Boarding
  7. Bindung erzeugen

Entwickeln Sie mit Ihren Ansprechpartnern bei der Personalabteilung eine Aufgabenteilung, vor allem aber ein gegenseitiges Verständnis von Bedürfnissen und Zielen.

Ein rundes Bild der zu besetzenden Rolle ist Grundvoraussetzung für eine Entscheidung zwischen den Bewerbenden, genauso wie eine Vorstellung über passende persönliche Wertvorstellungen. Was braucht das Team, welche Situation finden neue Kolleginnen und Kollegen vor? In meinem Artikel über die Besetzung von Scrum-Master-Stellen finden Sie drei Hinweise zur Feststellung Ihrer Erwartungen und Bedürfnisse an neue Organisationsmitglieder.

3. Stellenbesetzung ist Teamarbeit

Beide Seiten profitieren davon, so viel wie möglich gemeinsam zu tun, z. B. Stellenausschreibungen zu formulieren oder Bewerbungen zu sichten. Wenn Sie Active Sourcing betreiben, suchen Sie gemeinsam vor dem Bildschirm in XING und LinkedIn nach passenden Profilen. So lernen Sie sich, den Markt, und ihre Bewertungskriterien kennen und nutzen Ihre unterschiedlichen Expertisen und Blickwinkel optimal.

Sie kennen den Bedarf im Unternehmen und können die nötige Expertise umschreiben und fachlich darstellen. Die Kolleginnen und Kollegen von HR bringen ihren Hintergrund in Psychologie mit, kennen die Marktsituation. Personen aus den Teams kennen den tatsächlichen Bedarf und das operative Umfeld. Vor allem: Niemand ist ein so guter Menschenkenner, wie man selbst glaubt. Gehen Sie mit zwei oder drei Menschen zum Erstgespräch. Selbst die Sichtung von Profilen sollten Sie nicht alleine machen. Vier Augen sehen mehr als zwei.

4. Es ist Ihre Stelle

In manchen Unternehmen übernimmt die Personalabteilung zu viele Aufgaben bei der Auswahl neuen Personals. In meiner Erfahrung geschieht dies oft, weil die Führungskräfte »sich damit nicht belasten wollen.« Personalarbeit wird dort als Belastung und Ablenkung empfunden, mit der man sich möglichst wenig beschäftigt.

Bitte, seien Sie keine solche Führungskraft. Sprechen Sie selbst mit den sich bewerbenden Menschen, führen Sie Vorabgespräche per Telefon oder Videochat, und tun Sie das am bestem im Tandem mit der Personalabteilung und Ihren Teams. Ihre Personalauswahl hat Auswirkung auf die Wirksamkeit Ihres Verantwortungsbereichs.

Personal ist der Gestaltungsspielraum im Unternehmen.

5. Aus Sicht der Kandidatinnen und Kandidaten

Denken und prüfen Sie jeden Schritt des Bewerbungsverfahrens aus Sicht der Kandidaten. Interne Abläufe sind unternehmensfremden Bewerberinnen und Bewerbern unbekannt und unverständlich. Nutzen Sie Ihr externes Netzwerk, um Stellenausschreibungen gegenlesen zu lassen. Bewerben Sie sich selbst über das Bewerber-Tool Ihres Unternehmens. Wie viele Formulare müssen ausgefüllt werden, welche Felder können weg? Sind die automatisierten Antworten inhaltlich korrekt und passend, ist das Rebranding in den E-Mail-Vorlagen abgekommen?

6. Binden Sie Ihre Teams ein

Man kann kaum zu viel Zeit in Stellenbesetzung investieren. Oder anders gesagt: Wer hier spart, spart am falschen Ende. Laden Sie Kandidaten zu Treffen mit dem ganzen Team ein. Geben Sie möglichst vielen die Chance, eine Meinung zu artikulieren. Dieses Feedback hilft bei Ihrer Personalentscheidung. Es ist außerdem wichtig für das Kennenlernen und Miteinander im Team. Erarbeiten Sie gemeinsam mit Ihren Teams Herangehensweisen, die zur Situation passen.

7. Ihre Entscheidung

Sie sind für die Entscheidung und ihre Folgen verantwortlich. Durch neue Personen im Unternehmen nehmen Sie erheblichen Einfluss auf die Kultur, Kollaboration und Relevanz Ihrer Teams.

8. Rückschau und Verbesserung

Im Nachgang zu einem Besetzungsverfahren kann man mit den beteiligten Personen in der Retrospektive Verbesserungspotenial identifizieren: Welche Erwartungen konnten wir erfüllen, was haben wir nicht erreicht, was können wir für die nächste Besetzung mitnehmen? Was haben wir von voneinander und übereinander gelernt?

Mit solchen Fragen bereiten Sie den Boden für kontinuierliche Verbesserung nicht nur der Besetzung offener Stellen, sondern der Zusammenarbeit mit der Personalabteilung insgesamt.


Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, wie Sie die Wirksamkeit Ihrer Zusammenarbeit mit der Personalabteilung von der Stellenplanung bis zur Vertragsunterzeichnung verbessern können, rufen Sie mich noch heute an.


Ihr Sascha A. Carlin

Als Agile Coach verhelfe ich Führungskräften in der Softwareentwicklung zu sichtbar mehr Anteil am Unternehmenserfolg.

Kontaktaufnahme jederzeit via E-Mail oder Telefon +49 30 40782375.